Listas de tareas en GMail

Desde hace tiempo vengo probando diferentes herramientas para controlar las tareas que debo realizar. He utilizado casi de todo: libretas, tareas de outlook, programas de escritorio, Ta-Da, Remember the Milk. Ahora mismo estoy utilizando GMail y me funciona muy bien, ahora explicare como lo utilizo pero lo que me he dado cuenta es que da igual la herramienta lo importante es ser metódico y tener un buen sistema.

Básicamente utilizo mensajes de correo electrónico como lista de tareas. Mensajes que me enví­an mis compañeros, amigos, familia, yo mismo, etc.

Me he inventado una versión adaptada y reducida de GTD, si se me permite. Utilizo etiquetas para clasificar los mensajes, bien manualmente o bien mediante los filtros de GMail.

Tengo dos grupos de etiquetas: Estado de la tarea y ímbito de la misma.

<div style="float: right;"><img src="http://softinspain.com/images/49.png"alt="GMailGTD labels" /></div>
Estado de la tarea:
<ul><li>!Action: Acción requerida, pero no empezada.</li>
<li>!Review: A tener en cuenta, a revisar, pero no es urgente.</li>
<li>!Working: Esta en marcha.</li></ul>

<small>Tienen un ! delante para diferenciarlas</small>

ímbito:
<ul><li>Arcadina, pues eso, temas de la empresa.</li>
<li>Business, otras cosas de negocios.</li>
<li>Personal, de familia, amigos, etc.</li>
<li>Hobby, de mis aficciones y experimentos.</li>
<li>quintobe, para un grupo de ex compañeros de colegio.</li></ul>

Cada mensaje tiene al menos dos etiquetas y cada etiqueta tiene un color asignado, estoy utilizando la versión de GMail en inglés para US que es más avanzada que la española. Para cambiarlo lo podéis hacer desde configuración. Actualización: En la versión española ya están las etiquetas con colores

Cuando llega un correo lo primero es ponerle la etiqueta del ámbito, luego evalúo si he de hacer algo, en ese caso le pongo la de Action. Si sólo he de revisarlo cuando pueda lo etiqueto como Review. Si no he de hacer nada, le doy al botón Archivar.

<center><img src="http://softinspain.com/images/50.png" alt="GMailGTD inbox" /></center>

Cuando empiezo alguna le quito la de Action o Review y le pongo la de Working. Cuando reviso la lista de tareas en busca de ¿que hago ahora?, primero miro las de Working y luego las de Action. Si no quedan, o no puedo empezarlas, entonces las de Review.

Una norma que llevo bastante estrictamente es la de los 2 minutos, si algo lo puedo hacer en ese tiempo o menos, lo hago inmediatamente. A eso también se le llama STF (Short Task First).

Existen por ahí­ múltiples explicaciones de como utilizar GMail con el sistema GTD, yo al final opté por utilizar el mí­o propio.

8 pensamientos sobre “Listas de tareas en GMail

  1. Hola,

    Yo también he intentado encontrar una forma de gestionar mi lista de tareas de una manera eficiente y no es facil .

    Voy a intentar seguir tu método que me ha parecido muy interesnte.

    He personalizado el método en dos aspectos:

    - Si tienes una lista grande de etiquetas, como es mi caso es muy dificil diferenciar las etiquetas de ambito de la tarea con respeto al resto de etiquetas. He utilizado la @ delatante del nombre de la etiqueta (@Personal)y salen justo debajo de !Working.

    - También he añadido un estado más !Closed para tener un seguimiento de las tareas terminadas.

  2. Espero que te ayude.

    Yo, en lugar de utilizar una etiqueta para indicar las terminadas, les quito la etiqueta de estado y dejo sólo la de ámbito, y archivo el mensaje.

    Lo de utilizar @ delante de las etiquetas de ámbito es buena idea, si tienes muchas como parece en tu caso. Yo intento no crear demasiadas, de hecho la última que he añadido es la de Hobby porque antes lo poní­a todo en Personal y son cosas diferentes.

    Ya contarás como te va.

  3. Hola!!!

    Leo este blog desde tiempos ancestrales. (No desde el Cozumel de Dynamic) Y me doy cuenta que parece una busqueda utópica del sistema organizativo perfecto. Scum, GTD, Xtrem Programming… al final vas a tener a Julian calculando el quantum para implementar el Round Robin en equipos de programación… Aqui va una pregunta desde un punto de vista simplemente funcional-minimalista:

    - Si por tu experiencia todos los sistemas organizativos que has utilizado han ido sustituyendose por otros. (Ni mejores/ni peores…diferentes o mejor adaptados a vuestra forma de trabajar):

    A> Te gusta reorganizarlo de otro modo por el mero hecho de cambiar.

    B> Te gusta testearlo a modo de Director General de Colon. (Busque, Compare, ...)

    C> Puro Vicio

    D> Todas las anteriores

    E> Todas las anteriores menos C.

    Mi preguntas son dos:

    -1º ¿Porqué no simplemente elijes un sistema y lo sigues hasta el fin de los dias? (Aunque tengas que parchearlo).

    -2º ¿Alguien se ha dado cuenta que hay un error de recursividad en el test? Si se elije D es identico a elegir E, puesto que como E elimina a C, pero D contiene C…en realidad no tiene variación.

    En fin, buenas noches. 😀

    El Mono Titi.

    P.D: Porqué cojones has empezado a revisar las letras para testear la lógica…y a buscarle 3 pies al gato para replicarme por cualquier cosa… ¿Eres informático o que? 😀

  4. Debo tener algún defecto en mis genes que me hace cuestionarme continuamente si no habrá un sistema mejor que el que estoy utilizando, para cualquier cosa.

    Normalmente sigo utilizando un sistema hasta que se produce un hecho por el cual dicho sistema ya no cumple mis necesidades y en ese momento empiezo a buscar alternativas.

    Además el cambiar de vez en cuando de sistema organizativo hace que simplifiques, es como refactorizar código, cada vez hay menos que hace lo mismo o más.

    ¿No has oí­do nunca eso de “renovarse o morir” :)?

  5. uy!

    He releido mi post…y parece que termina muy violentamente…! (perdón). En su momento el tono jocoso parece que no ha sido bien plasmado. :/ (Eliminenla si no es molestia antes de que cause un conflicto).

    Saludos a todos!