Estimación

Hemos optado por estimar horas, porque es a lo que estábamos acostumbrados. Si lo vemos necesario ya cambiaremos más adelante. Hemos decidido asignar 5 horas por persona y día, porque hemos considerado que el resto del tiempo lo dedicamos, que le vamos a hacer, a otras tareas (soporte, consultas, etc.)

Gráfico Burn-Down

Historias / Tareas / Tarjetas / Sprints

Nosotros estamos utilizando la palabra sprint para definir la consecución de uno de las historias derivadas del gran objetivo de negocios.

No estamos utilizando “post-it” para las tareas sino que imprimimos unas tarjetas (en papel normal) que contiene el titulo de la tarea, una descripción y las horas estimadas. Y las pegamos al panel con cinta adhesiva.

Resumiendo

Tengo pendiente, en cuanto pueda por calendario y presupuesto, participar en alguno de los cursos que Proyectalis hace, prometido.

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1. Primera semana de SCRUM

El lunes pasado, día 1, volví de vacaciones y como comenté en otro artículo, la intención es empezar a utilizar Scrum como método de trabajo. Estamos en ello, hemos dedicado esta semana a terminar cosas pendientes, a concretar por donde empezar, a ajustar el equipo y otras cosas.

Esta semana he redactado el documento del primer sprint que vamos a hacer, he ido un poco lento porque es el primero, porque consultaba en todo momento libros, webs, blogs, que debía incluir, como, etc. Al final creo que vamos por buen camino.

En el documento he incluido 6 historias a desarrollar, todas bajo una misma meta: “Conseguir más altas”, es decir, conseguir que aumenten significativamente las contrataciones de uno de nuestros productos, para ello hemos centrado las historias hacia ese objetivo. Creo que es un gran acierto el tener una meta para todo el sprint, ayuda a enfocarse mejor, a dejar para otro sprint historias que no cuadran con el objetivo.

Otro elemento que considero importante es establecer cuando hacer la sesión diaria de Scrum, hemos pensado que la haremos a última hora, bueno casi. Tenemos un horario de 8 a 15 y dos tardes, no todos estamos por las tardes por lo que no será a última hora de la mañana. La reunión la tendremos de 14 a 14:30 para dejar 30 minutos a preparar el día siguiente. Creemos que el hacerlo a final del día ayuda a tener mas fresco lo realizado en el día, los problemas encontrados y el avance realizado. De todas formas como somos novatos en ésto, si vemos que no funciona bien iremos probando otras alternativas.

Deberíamos haber empezado ya, pero como digo, habían cosas en marcha que hemos creído mejor terminarlas y no dejarnos muertos por el camino.

Continuaremos informando.

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1. Breve apunte sobre SCRUM

Las cartas para poder hacer “Planning Poker”.... ¿que no sabes lo que es eso? Bueno, NO es un juego, aunque se utilizan cartas, NO es un entretenimiento, aunque su uso puede ser adictivo.

Bueno, básicamente es un sistema de estimación del tiempo que se requerirá para terminar una tarea, una historia según la terminologí­a SCRUM, porque es una parte del método SCRUM.

El juego que hemos comprado sirve para cuatro personas, cada grupo tiene color diferente en el reverso.

La teorí­a es la siguiente: Se reúnen los miembros del equipo, se plantea una historia, se analiza y utilizando las cartas cada uno muestra cuanto cree que se tardará en tenerla terminada. El número puede representar horas o dí­as o la medida de tiempo que previamente se haya establecido por el equipo como unidad de medida.

Como número resultante se puede tomar la mayor, la media, o cualquier otro método (descartar la mayor y la menor y hacer media con el resto, por ejemplo), lo importante es que sea un método consensuado con todos.

Una buena práctica es que el “Scrum Manager” pregunte el porque de determinadas valoraciones, las más altas o bajas. Y después de escuchar las razones volver a votar.

En septiembre, cuando empecemos a ponerlo en práctica ya iré comentando que tal funciona.

Por cierto, existen dos cartas especiales: una con una taza y otra con una interrogación. La primera sirve para pedir una pausa, un descanso. La segunda indica que no se tiene claro de que va la historia, la tarea, que se necesita más explicación o análisis.

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Básicamente utilizo mensajes de correo electrónico como lista de tareas. Mensajes que me enví­an mis compañeros, amigos, familia, yo mismo, etc.

Me he inventado una versión adaptada y reducida de GTD, si se me permite. Utilizo etiquetas para clasificar los mensajes, bien manualmente o bien mediante los filtros de GMail.

Tengo dos grupos de etiquetas: Estado de la tarea y ímbito de la misma.

<div style="float: right;"><img src="http://softinspain.com/images/49.png"alt="GMailGTD labels" /></div>
Estado de la tarea:
<ul><li>!Action: Acción requerida, pero no empezada.</li>
<li>!Review: A tener en cuenta, a revisar, pero no es urgente.</li>
<li>!Working: Esta en marcha.</li></ul>

<small>Tienen un ! delante para diferenciarlas</small>

ímbito:
<ul><li>Arcadina, pues eso, temas de la empresa.</li>
<li>Business, otras cosas de negocios.</li>
<li>Personal, de familia, amigos, etc.</li>
<li>Hobby, de mis aficciones y experimentos.</li>
<li>quintobe, para un grupo de ex compañeros de colegio.</li></ul>

Cada mensaje tiene al menos dos etiquetas y cada etiqueta tiene un color asignado, estoy utilizando la versión de GMail en inglés para US que es más avanzada que la española. Para cambiarlo lo podéis hacer desde configuración. Actualización: En la versión española ya están las etiquetas con colores

Cuando llega un correo lo primero es ponerle la etiqueta del ámbito, luego evalúo si he de hacer algo, en ese caso le pongo la de Action. Si sólo he de revisarlo cuando pueda lo etiqueto como Review. Si no he de hacer nada, le doy al botón Archivar.

<center><img src="http://softinspain.com/images/50.png" alt="GMailGTD inbox" /></center>

Cuando empiezo alguna le quito la de Action o Review y le pongo la de Working. Cuando reviso la lista de tareas en busca de ¿que hago ahora?, primero miro las de Working y luego las de Action. Si no quedan, o no puedo empezarlas, entonces las de Review.

Una norma que llevo bastante estrictamente es la de los 2 minutos, si algo lo puedo hacer en ese tiempo o menos, lo hago inmediatamente. A eso también se le llama STF (Short Task First).

Existen por ahí­ múltiples explicaciones de como utilizar GMail con el sistema GTD, yo al final opté por utilizar el mí­o propio.

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Una de las cosas que me encanta de SCRUM es su sencillez. Pero al mismo tiempo me crea muchas dudas. Una de ellas es como anotar el trabajo realizado, para controlar lo que queda por hacer y como vamos para cumplir con el plazo, poder actualizar el gráfico burndown y de esa forma que todos vean como va el desarrollo.

En el libro que me he leí­do, y estoy releyendo, hablan de estimar el tiempo de desarrollo de una historia en story points que vendrí­an a ser “dí­as de trabajo ideales”, a mi personalmente me cuesta utilizar esa medida, así­ que he decidido cambiarla por “horas de trabajo ideales”, es decir, sin interrupciones, sin distracciones.

Para anotar el trabajo realizado Henrik Kniberg (el autor del libro) dice que indiquemos los story points que creemos que quedan, es decir, en cada reunión diaria debemos reestimar lo mismo que hemos hecho en la reunión inicial del sprint. Claro que se puede optimizar calculando sólo las historias que están en marcha, dejando las no comenzadas y las terminadas.

Pero yo creo que es mejor estimar el porcentaje avanzado de cada historia, un desarrollador puede fácilmente saber si lleva el 10% de trabajo realizado, el 20, 60 u 80. En base a eso sabremos lo que queda y podremos actualizar el gráfico burndown.

Le he enviado un correo a Henrik, pero aún no me ha contestado, tampoco tiene porque hacerlo, preguntándole que le parece utilizar el porcentaje en lugar de los story points.

¿Que os parece? ¿Es mejor estimar las horas que quedan o el porcentaje realizado?

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Aprovechamos la visita para explicarles algunas cosas para mejorar el rendimiento del SQLServer, de la propia aplicación, algunos trucos que he utilizado en otros desarrollos y que me han ido bien y les podrán servir. También hablamos de implementar SCRUM, que yo lo voy a intentar en Arcadina y creo que les irí­a muy bien por su forma de trabajar.

Ellos, a su vez, me comentaron como están iniciando la expansión por otros paí­ses europeos, que pegas están encontrando y como las van resolviendo. Hablamos del sistema de objetivos que quieren montar en la empresa, de lo complicado que es diseñar un procedimiento y que siempre se realice de la misma forma, que las personas no somos máquinas y no todos los dí­as estamos igual de centrados.

Me mostraron el sistema que están empezando a utilizar para controlar todas las tareas y actividades de toda la empresa, que curiosamente es bastante similar al que hemos desarrollado internamente en Arcadina, aunque el suyo es un poco más complejo porque ellos también tienen necesidades mayores.

También hablamos de como según va creciendo la empresa, van apareciendo nuevas necesidades, nuevas funciones y tareas que no tení­an importancia o ni se habí­an planteado.

Un intercambio de experiencias y conocimientos, como dijo Alfonso: “Estamos acortando caminos, al intercambiar nuestras experiencias, cada uno es como si hubiera hecho dos caminos a la vez”.

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Siempre he creí­do firmemente que en esta vida nada es para siempre, todo es cambio, algunos se producen en minutos u horas, otros tardan semanas o meses y los hay que años, pero toda situación tiende a cambiar.

Tengo un amigo que lleva en una empresa muchos años, ahora la situación laboral no es de su agrado, pero no se atreve a tomar el paso de ir a buscar alternativas. Está casado con dos hijas, está fijo desde hace tiempo y piensa que si se va de la empresa pierde toda la antigí¼edad acumulada. Yo le digo que busque, que emplee el tiempo que quiera en encontrar una buena alternativa, pero que no se quede parado. Es un tí­o muy válido en lo suyo (mantenimiento industrial), de los mejores que conozco, capaz de arreglar una máquina con pocos recursos, es conocido en varias empresas, pero no se atreve a dar el paso, por la incertidumbre, por la comodidad, por un poco de miedo, por todo un poco.

En Arcadina ese punto, por lo menos, lo tenemos claro, en un mundo tan dinámico y tecnológico en el que estamos, donde cada 18 meses hay nuevos paradigmas, nuevos métodos, nuevas posibilidades, hemos de movernos rápido y hacia donde esté el queso.

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“No digas que no dispones de suficiente tiempo. Tienes exactamente las mismas horas por dí­a que Helen Keller, Pasteur, Miguel íngel, la Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson y Albert Einstein”

Está claro que en términos absolutos son 24 horas por dí­a, que podemos distribuir como queramos (o nos dejen), pero hay que ser muy disciplinado para sacar el máximo provecho al tiempo.

He intentado varias veces aplicar algún sistema de gestión de tiempo, pero o no son los adecuados para mi o no se aplicarlos correctamente, o un poco de todo. Al final gestiono mi tiempo intentando crear una rutina más o menos flexible, he aprendido priorizar y a decir que no.

Ahora básicamente me organizo utilizando la agenda de mi Treo 650 para las citas que he de atender en una fecha y hora concretas, y una aplicación interna de la empresa desde donde gestionamos los proyectos, bueno, igual gestionar es demasiado ambicioso, simplemente anotamos que hay que hacer en cada proyecto y quien ha de hacerlo, es decir una tí­pica lista de tareas.

He visto en varios sitios hablar de las hojas de David Seah , pero aún no lo he estudiado a fondo, parece tener muy buena pinta. El principal problema que le veo, es que es en papel y se me hace extraño, ahora lo llevo todo en el PDA y en el ordenador.

¿Cómo os organizáis?

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Es decir, mantén el foco, siempre, apunta hacia donde quieres ir, hacia donde crees que has de estar, y aprende a decir NO a todo lo que te aparte del camino.

Eso mismo no lo aplicamos en Arcadina durante los primeros años y por eso tardamos más de la cuenta en llegar donde querí­amos, pero desde hace dos años estamos mucho más centrados, mucho más seguros de lo que queremos y tranquilamente rechazamos todo lo que nos desví­a.

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“Lo que falta en España no es el talento, que es evidente que lo hay, y no es la tecnologí­a, que es la misma. Lo que falta es la confianza en poder hacer las cosas bien hechas.”

Eso se puede aplicar a muchas, muchas cosas. Me encanta esa frase: “Confianza en poder hacer las cosas bien hechas”

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