soft·in·spain - Gestión

Mirad lo que hemos recibido hoy:

Las cartas para poder hacer “Planning Poker”.... ¿que no sabes lo que es eso? Bueno, NO es un juego, aunque se utilizan cartas, NO es un entretenimiento, aunque su uso puede ser adictivo.

Bueno, básicamente es un sistema de estimación del tiempo que se requerirá para terminar una tarea, una historia según la terminología SCRUM, porque es una parte del método SCRUM.

El juego que hemos comprado sirve para cuatro personas, cada grupo tiene color diferente en el reverso.

La teoría es la siguiente: Se reúnen los miembros del equipo, se plantea una historia, se analiza y utilizando las cartas cada uno muestra cuanto cree que se tardará en tenerla terminada. El número puede representar horas o días o la medida de tiempo que previamente se haya establecido por el equipo como unidad de medida.

Como número resultante se puede tomar la mayor, la media, o cualquier otro método (descartar la mayor y la menor y hacer media con el resto, por ejemplo), lo importante es que sea un método consensuado con todos.

Una buena práctica es que el “Scrum Manager” pregunte el porque de determinadas valoraciones, las más altas o bajas. Y después de escuchar las razones volver a votar.

En septiembre, cuando empecemos a ponerlo en práctica ya iré comentando que tal funciona.

Por cierto, existen dos cartas especiales: una con una taza y otra con una interrogación. La primera sirve para pedir una pausa, un descanso. La segunda indica que no se tiene claro de que va la historia, la tarea, que se necesita más explicación o análisis.

Desde hace tiempo vengo probando diferentes herramientas para controlar las tareas que debo realizar. He utilizado casi de todo: libretas, tareas de outlook, programas de escritorio, Ta-Da, Remember the Milk. Ahora mismo estoy utilizando GMail y me funciona muy bien, ahora explicare como lo utilizo pero lo que me he dado cuenta es que da igual la herramienta lo importante es ser metódico y tener un buen sistema.

Básicamente utilizo mensajes de correo electrónico como lista de tareas. Mensajes que me envían mis compañeros, amigos, familia, yo mismo, etc.

Me he inventado una versión adaptada y reducida de GTD, si se me permite. Utilizo etiquetas para clasificar los mensajes, bien manualmente o bien mediante los filtros de GMail.

Tengo dos grupos de etiquetas: Estado de la tarea y Ámbito de la misma.

Estado de la tarea:

• !Action: Acción requerida, pero no empezada.
• !Review: A tener en cuenta, a revisar, pero no es urgente.
• !Working: Esta en marcha.

Tienen un ! delante para diferenciarlas

Ámbito:

• Arcadina, pues eso, temas de la empresa.
• Business, otras cosas de negocios.
• Personal, de familia, amigos, etc.
• Hobby, de mis aficciones y experimentos.
• quintobe, para un grupo de ex compañeros de colegio.

Cada mensaje tiene al menos dos etiquetas y cada etiqueta tiene un color asignado, estoy utilizando la versión de GMail en inglés para US que es más avanzada que la española. Para cambiarlo lo podéis hacer desde configuración. Actualización: En la versión española ya están las etiquetas con colores

Cuando llega un correo lo primero es ponerle la etiqueta del ámbito, luego evalúo si he de hacer algo, en ese caso le pongo la de Action. Si sólo he de revisarlo cuando pueda lo etiqueto como Review. Si no he de hacer nada, le doy al botón Archivar.

Cuando empiezo alguna le quito la de Action o Review y le pongo la de Working. Cuando reviso la lista de tareas en busca de ¿que hago ahora?, primero miro las de Working y luego las de Action. Si no quedan, o no puedo empezarlas, entonces las de Review.

Una norma que llevo bastante estrictamente es la de los 2 minutos, si algo lo puedo hacer en ese tiempo o menos, lo hago inmediatamente. A eso también se le llama STF (Short Task First).

Existen por ahí múltiples explicaciones de como utilizar GMail con el sistema GTD, yo al final opté por utilizar el mío propio.

Nota: Voy a comentar cosas y conceptos para los que se debe tener una idea de como funciona SCRUM.

Una de las cosas que me encanta de SCRUM es su sencillez. Pero al mismo tiempo me crea muchas dudas. Una de ellas es como anotar el trabajo realizado, para controlar lo que queda por hacer y como vamos para cumplir con el plazo, poder actualizar el gráfico burndown y de esa forma que todos vean como va el desarrollo.

En el libro que me he leído, y estoy releyendo, hablan de estimar el tiempo de desarrollo de una historia en story points que vendrían a ser “días de trabajo ideales”, a mi personalmente me cuesta utilizar esa medida, así que he decidido cambiarla por “horas de trabajo ideales”, es decir, sin interrupciones, sin distracciones.

Para anotar el trabajo realizado Henrik Kniberg (el autor del libro) dice que indiquemos los story points que creemos que quedan, es decir, en cada reunión diaria debemos reestimar lo mismo que hemos hecho en la reunión inicial del sprint. Claro que se puede optimizar calculando sólo las historias que están en marcha, dejando las no comenzadas y las terminadas.

Pero yo creo que es mejor estimar el porcentaje avanzado de cada historia, un desarrollador puede fácilmente saber si lleva el 10% de trabajo realizado, el 20, 60 u 80. En base a eso sabremos lo que queda y podremos actualizar el gráfico burndown.

Le he enviado un correo a Henrik, pero aún no me ha contestado, tampoco tiene porque hacerlo, preguntándole que le parece utilizar el porcentaje en lugar de los story points.

¿Que os parece? ¿Es mejor estimar las horas que quedan o el porcentaje realizado?

Ayer, aprovechando los últimos días de vacaciones, visité a mis amigos de Energy Sistem para los que hace unos años inicié el desarrollo de su sistema informático, que luego Jose María y Marcos continuaron.

Aprovechamos la visita para explicarles algunas cosas para mejorar el rendimiento del SQLServer, de la propia aplicación, algunos trucos que he utilizado en otros desarrollos y que me han ido bien y les podrán servir. También hablamos de implementar SCRUM, que yo lo voy a intentar en Arcadina y creo que les iría muy bien por su forma de trabajar.

Ellos, a su vez, me comentaron como están iniciando la expansión por otros países europeos, que pegas están encontrando y como las van resolviendo. Hablamos del sistema de objetivos que quieren montar en la empresa, de lo complicado que es diseñar un procedimiento y que siempre se realice de la misma forma, que las personas no somos máquinas y no todos los días estamos igual de centrados.

Me mostraron el sistema que están empezando a utilizar para controlar todas las tareas y actividades de toda la empresa, que curiosamente es bastante similar al que hemos desarrollado internamente en Arcadina, aunque el suyo es un poco más complejo porque ellos también tienen necesidades mayores.

También hablamos de como según va creciendo la empresa, van apareciendo nuevas necesidades, nuevas funciones y tareas que no tenían importancia o ni se habían planteado.

Un intercambio de experiencias y conocimientos, como dijo Alfonso: “Estamos acortando caminos, al intercambiar nuestras experiencias, cada uno es como si hubiera hecho dos caminos a la vez“.

Estas vacaciones he aprovechado para leer, uno de los libros que han caído ha sido “¿Quién se ha llevado mi queso?�?. He de reconocer que no ha sido una sorpresa para mí, porque ya llevo años en continuo cambio. Comprendo perfectamente a las personas que el cambio no les gusta, produce incertidumbre y eso lleva al miedo, en diversos grados.

Siempre he creído firmemente que en esta vida nada es para siempre, todo es cambio, algunos se producen en minutos u horas, otros tardan semanas o meses y los hay que años, pero toda situación tiende a cambiar.

Tengo un amigo que lleva en una empresa muchos años, ahora la situación laboral no es de su agrado, pero no se atreve a tomar el paso de ir a buscar alternativas. Está casado con dos hijas, está fijo desde hace tiempo y piensa que si se va de la empresa pierde toda la antigüedad acumulada. Yo le digo que busque, que emplee el tiempo que quiera en encontrar una buena alternativa, pero que no se quede parado. Es un tío muy válido en lo suyo (mantenimiento industrial), de los mejores que conozco, capaz de arreglar una máquina con pocos recursos, es conocido en varias empresas, pero no se atreve a dar el paso, por la incertidumbre, por la comodidad, por un poco de miedo, por todo un poco.

En Arcadina ese punto, por lo menos, lo tenemos claro, en un mundo tan dinámico y tecnológico en el que estamos, donde cada 18 meses hay nuevos paradigmas, nuevos métodos, nuevas posibilidades, hemos de movernos rápido y hacia donde esté el queso.