Desde hace tiempo vengo probando diferentes herramientas para controlar las tareas que debo realizar. He utilizado casi de todo: libretas, tareas de outlook, programas de escritorio, Ta-Da, Remember the Milk. Ahora mismo estoy utilizando GMail y me funciona muy bien, ahora explicare como lo utilizo pero lo que me he dado cuenta es que da igual la herramienta lo importante es ser metódico y tener un buen sistema.
Básicamente utilizo mensajes de correo electrónico como lista de tareas. Mensajes que me envían mis compañeros, amigos, familia, yo mismo, etc.
Me he inventado una versión adaptada y reducida de GTD, si se me permite. Utilizo etiquetas para clasificar los mensajes, bien manualmente o bien mediante los filtros de GMail.
Tengo dos grupos de etiquetas: Estado de la tarea y Ámbito de la misma.
Estado de la tarea:
- !Action: Acción requerida, pero no empezada.
- !Review: A tener en cuenta, a revisar, pero no es urgente.
- !Working: Esta en marcha.
Tienen un ! delante para diferenciarlas
Ámbito:
- Arcadina, pues eso, temas de la empresa.
- Business, otras cosas de negocios.
- Personal, de familia, amigos, etc.
- Hobby, de mis aficciones y experimentos.
- quintobe, para un grupo de ex compañeros de colegio.
Cada mensaje tiene al menos dos etiquetas y cada etiqueta tiene un color asignado, estoy utilizando la versión de GMail en inglés para US que es más avanzada que la española. Para cambiarlo lo podéis hacer desde configuración. Actualización: En la versión española ya están las etiquetas con colores
Cuando llega un correo lo primero es ponerle la etiqueta del ámbito, luego evalúo si he de hacer algo, en ese caso le pongo la de Action. Si sólo he de revisarlo cuando pueda lo etiqueto como Review. Si no he de hacer nada, le doy al botón Archivar.
Cuando empiezo alguna le quito la de Action o Review y le pongo la de Working. Cuando reviso la lista de tareas en busca de ¿que hago ahora?, primero miro las de Working y luego las de Action. Si no quedan, o no puedo empezarlas, entonces las de Review.
Una norma que llevo bastante estrictamente es la de los 2 minutos, si algo lo puedo hacer en ese tiempo o menos, lo hago inmediatamente. A eso también se le llama STF (Short Task First).
Existen por ahí múltiples explicaciones de como utilizar GMail con el sistema GTD, yo al final opté por utilizar el mío propio.
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